Signature mail commercial : le contexte
Quand vous écrivez à un prospect, vous le faites au nom de votre société. L'article R123-237 du Code de commerce vise les correspondances signées par l'entreprise « ou en son nom » : les mentions qui figurent sous votre nom sont donc celles de votre employeur, à reprendre à l'identique dans chaque signature de l'équipe.
En B2B, la CNIL admet la prospection par email sans consentement préalable lorsque le message est en rapport avec la fonction du destinataire. Le prospect doit en revanche avoir été informé de l'utilisation de son adresse, et chaque message doit lui permettre de s'opposer aux envois suivants.
Le modèle ci-dessous sépare les mentions exigées par les textes de ce qui aide à obtenir un rendez-vous, comme une ligne directe ou un lien d'agenda.
Les mentions à faire figurer
Mentions obligatoires
- Dénomination sociale de l'employeur, avec forme juridique et capitalObligatoire
L'article R123-238 du Code de commerce impose sur les lettres et documents destinés aux tiers la dénomination suivie de la forme (« SAS », « SARL ») et du montant du capital. Le nom commercial ou la marque peuvent s'y ajouter sans la remplacer.
- Immatriculation de la société et lieu de son siègeObligatoire
L'article R123-237 les exige sur toutes les correspondances signées par la société ou en son nom, ce qui couvre les emails de ses commerciaux. Exemple : « SIREN 123 456 789 RCS Nantes », suivi de l'adresse du siège social.
- Identité de l'entreprise dans chaque email de prospectionObligatoire
L'article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques (CPCE) interdit de dissimuler l'identité de la personne pour le compte de laquelle un message de prospection est envoyé. Le nom de la société doit apparaître clairement, même quand l'email part d'un outil de séquences.
- Un moyen simple de ne plus être sollicitéObligatoire
Tout message de prospection doit indiquer des coordonnées valables pour demander l'arrêt des envois (article L34-5 du CPCE), et la CNIL exige un moyen simple de refuser les sollicitations suivantes. Dans une séquence automatisée, prévoyez un lien de désinscription ; dans un email écrit à la main, une phrase invitant à répondre « STOP » peut jouer ce rôle si chaque demande est traitée.
- Information sur l'origine des données au premier contactObligatoire
Si l'adresse du prospect ne vient pas de lui (fichier acheté ou profil trouvé sur un réseau social), l'article 14 du RGPD impose de l'informer au plus tard lors du premier message, notamment sur la source de ses données, et l'article 21 de lui signaler son droit d'opposition dès ce premier contact. Une phrase courte sous la signature, avec un lien vers votre politique de confidentialité, le fait sans alourdir l'email.
Mentions recommandées
- Ligne directe et lien de prise de rendez-vousRecommandée
Un prospect intéressé veut joindre la bonne personne sans repasser par le standard. Un lien d'agenda supprime les allers-retours pour fixer un premier appel : placez-le en second lien, après le site de la société.
- Intitulé de poste et périmètreRecommandée
« Responsable grands comptes, Grand Ouest » indique au destinataire s'il parle au bon interlocuteur. Un intitulé vague comme « Business developer », sans secteur ni zone, l'oblige à deviner votre rôle.
À éviter
- Pixel de suivi d'ouverture dans les emails de prospectionÀ éviter
Dans sa recommandation adoptée en mars 2026, la CNIL estime que mesurer l'ouverture des emails pour optimiser une campagne exige le consentement du destinataire, y compris pour la prospection auprès de professionnels. Désactivez le suivi d'ouverture de votre outil tant que ce consentement n'a pas été recueilli.
Conseils pour une signature efficace
Prévoyez 2 versions de votre signature
Gardez une version complète pour la prospection, avec la phrase sur les données et le moyen de se désinscrire, et une version allégée pour les réponses dans un échange déjà engagé, qui garde la ligne de mentions légales. Gmail et Outlook permettent de choisir une signature différente pour les nouveaux messages et pour les réponses.
Reprenez la même signature dans vos outils de prospection
Les emails envoyés depuis un CRM ou un outil de séquences partent souvent avec une signature recopiée à la main, sans mentions ni désinscription. Importez la signature validée par l'entreprise dans chaque outil et contrôlez le rendu sur un envoi de test.
Enregistrez chaque « STOP » dans le CRM
Une demande d'arrêt reçue par email doit être notée comme une opposition dans votre CRM, pour qu'aucun collègue ne relance ce contact. Le RGPD prévoit qu'après une opposition, les données ne sont plus traitées à des fins de prospection (article 21).
Alignez votre profil LinkedIn sur votre signature
Un prospect peut consulter votre profil avant de répondre. Un intitulé et une entreprise identiques sur LinkedIn et dans la signature lèvent le doute sur votre rôle.
Les erreurs fréquentes
- Prospecter depuis une adresse Gmail personnelle avec une signature qui ne nomme pas la société : le destinataire ne peut pas identifier l'annonceur, ce que l'article L34-5 du CPCE interdit.
- Donner à un premier email un objet trompeur, comme « Suite à votre demande » quand le prospect n'a rien demandé : l'article L34-5 du CPCE interdit les objets sans rapport avec le service proposé.
- Laisser une offre chiffrée dans la bannière plusieurs mois après la fin de la promotion : elle continue d'apparaître dans chaque réponse.
- Copier la signature d'un collègue qui affiche encore l'ancien capital ou l'ancienne adresse du siège.
Questions fréquentes
Un commercial salarié doit-il afficher les mentions légales de son entreprise ?
Oui. L'article R123-237 du Code de commerce vise les correspondances signées par la société ou en son nom, et l'article R123-238 les lettres émanant de la société. Les textes ne citent pas l'email, mais ils ne distinguent pas selon le support : la pratique prudente est d'afficher ces mentions dans la signature de chaque collaborateur.
Faut-il le consentement d'un professionnel pour le prospecter par email ?
Non, si le message est en rapport avec sa profession, par exemple un logiciel de paie proposé à une responsable RH. La CNIL demande toutefois que la personne ait été informée de l'utilisation de son adresse et puisse s'y opposer simplement. Les adresses génériques de type contact@ ou info@, qui désignent une entreprise, échappent à ces principes selon la CNIL ; le moyen de désinscription reste prévu dans chaque message.
Le lien de désinscription est-il obligatoire dans un email écrit à la main ?
Un moyen de se désinscrire, oui. L'article L34-5 du CPCE impose dans tout message de prospection par email des coordonnées valables pour demander l'arrêt des envois, sans distinguer l'envoi manuel de l'envoi automatisé. Pour un email individuel, une phrase invitant à répondre « STOP » peut suffire, à condition de traiter chaque demande.
Puis-je suivre l'ouverture de mes emails de prospection ?
Pas sans le consentement du destinataire, selon la recommandation de la CNIL sur les pixels de suivi adoptée en mars 2026. Elle classe la mesure du taux d'ouverture destinée à optimiser les campagnes parmi les usages soumis au consentement, y compris pour la prospection entre professionnels. Les liens traçants relèvent du même article 82 de la loi Informatique et Libertés : vérifiez les réglages de votre outil.
Sources
- La prospection commerciale par courrier électronique (CNIL)
- Recommandation relative aux pixels de suivi dans les courriers électroniques, mars 2026 (CNIL)
- Article L34-5 du Code des postes et des communications électroniques (Légifrance)
- Article R123-237 du Code de commerce : mentions sur les papiers d'affaires (Légifrance)
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