Générateur de signature mail gratuit

Ce que doit contenir une signature mail professionnelle

Une bonne signature permet à votre interlocuteur de savoir qui vous êtes et comment vous joindre sans chercher. Elle tient en 4 à 6 lignes :

• votre prénom, votre nom et votre fonction, pour vous identifier dans un long fil de discussion ;
• le nom de l'entreprise et un lien vers son site ;
• un numéro de téléphone direct, cliquable sur mobile ;
• les mentions légales liées à votre statut ou à votre profession ;
• en option, un logo, une photo, un lien de prise de rendez-vous ou 1 à 2 réseaux sociaux.

À éviter : la citation inspirante, la signature entièrement en image, plus de 3 liens, les polices fantaisie qui ne s'affichent que sur votre ordinateur. Pour aller plus loin, lisez notre guide complet de la signature email professionnelle.

Les mentions légales selon votre statut

Le Code de commerce impose certaines mentions sur toutes les correspondances d'une entreprise. Le texte ne distingue pas le papier de l'email : par prudence, faites-les figurer dans votre signature.

• Société ou commerçant immatriculé au RCS : numéro SIREN, mention RCS suivie de la ville du greffe et adresse du siège (article R123-237 du Code de commerce). La plupart des sociétés commerciales indiquent aussi leur forme juridique et leur capital social.
• Entrepreneur individuel et micro-entrepreneur : la mention « EI » ou « entrepreneur individuel » à côté du nom, obligatoire depuis 2022. Voir le modèle micro-entrepreneur.
• Professions réglementées : carte professionnelle, inscription à un ordre, numéro ORIAS ou RPPS selon les cas. Nos modèles de signature par métier listent les mentions de chaque profession, sources officielles à l'appui.

Pourquoi une signature en HTML plutôt qu'une image

Une signature en image s'affiche souvent comme une pièce jointe et disparaît quand les images sont bloquées. Votre destinataire ne peut pas non plus copier votre numéro ni cliquer sur votre email, et un lecteur d'écran ne la lit pas. Le générateur produit un tableau HTML avec des styles en ligne : c'est le format que Gmail, Outlook et Apple Mail affichent de la façon la plus fiable. Le logo et la photo restent des images, tout le reste est du texte.

Seul ou en équipe : quand passer à un outil de gestion

Pour une personne, un générateur suffit. Dès 3 ou 4 collaborateurs, les signatures divergent : un ancien logo ici, un nouveau venu qui signe « Envoyé de mon iPhone » là. Un outil comme SignaMail garde un modèle unique, l'applique à chaque collaborateur et ajoute à chacun sa carte de visite digitale.

Notre article harmoniser les signatures email d'une équipe détaille la méthode, et notre comparatif SignaMail et Letsignit aide à choisir un outil selon la taille de l'équipe. Pour une vue d'ensemble, consultez notre comparatif des logiciels de signature email.

Modèles de signature mail par métier

Chaque modèle reprend les mentions propres à la profession, avec un générateur déjà rempli à personnaliser.