Signature mail formateur : le contexte
Un formateur indépendant écrit à des entreprises clientes et à ses stagiaires, pour une proposition ou une convocation, et souvent à des organismes de formation qui le font intervenir en sous-traitance. Ces emails présentent votre offre, et le Code du travail encadre la façon dont un organisme de formation fait état de sa déclaration d'activité dans sa publicité.
Le numéro de déclaration d'activité, attribué par le préfet de région, est un simple enregistrement : il ne vaut pas agrément de l'État. Il figure obligatoirement sur vos conventions, ou à défaut sur vos devis, bons de commande, factures ou contrats de formation (article R6351-6 du Code du travail). La certification Qualiopi, elle, est requise pour être financé notamment par un OPCO, le CPF, l'État, une région ou France Travail (article L6316-1), et l'usage de sa marque obéit à un règlement d'usage.
Le modèle ci-dessous est celui d'une formatrice en entreprise individuelle, certifiée Qualiopi pour des actions de formation.
Les mentions à faire figurer
Mentions obligatoires
- « EI » après votre nom, ou les mentions de votre sociétéObligatoire
En entreprise individuelle, micro-entreprise comprise, vous accolez « EI » à votre nom (article R526-27 du Code de commerce). Un organisme constitué en société indique sa dénomination, sa forme, son capital, son SIREN suivi de « RCS » et de la ville du greffe, ainsi que son siège (articles R123-237 et R123-238).
- La formule exacte si vous citez votre NDAObligatoire
Lorsqu'une publicité fait mention de la déclaration d'activité, elle le fait « sous la seule forme » : « Enregistrée sous le numéro [numéro]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État » (article L6352-12 du Code du travail). Traitez votre signature comme une publicité : dès que le numéro y figure, la phrase complète l'accompagne.
- Les catégories d'actions à côté du logo QualiopiObligatoire
Le règlement d'usage de la marque impose d'accompagner le logo de la mention « La certification qualité a été délivrée au titre de la ou des catégories d'actions suivantes : », suivie des catégories inscrites sur votre certificat, par exemple « actions de formation ». Le logo ne se modifie pas et ne s'utilise que pendant la validité du certificat.
Mentions recommandées
- Domaine de formation et formatRecommandée
« Formatrice en management de proximité, intra-entreprise et à distance » aide un responsable formation à vous situer. Si vous préparez à une certification enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique, citez son intitulé exact.
- Un lien vers vos programmesRecommandée
Un lien vers la page qui détaille vos programmes et leurs modalités d'accès répond aux questions qu'un acheteur pose avant tout devis. Il remplace avantageusement un catalogue en pièce jointe.
À éviter
- Le NDA présenté comme un agrémentÀ éviter
« Organisme agréé n° 12 34 56789 12 » ou « agréé par l'État » sont inexacts : la déclaration d'activité est un enregistrement. Affirmer un agrément qui n'existe pas est une pratique commerciale réputée trompeuse (article L121-4, 4° du Code de la consommation).
- Le logo Qualiopi d'un autre organismeÀ éviter
Formateur sous-traitant d'un organisme certifié, vous ne pouvez pas afficher sa certification comme la vôtre : la marque est réservée aux prestataires certifiés eux-mêmes. Afficher un certificat ou un label sans autorisation est une pratique commerciale réputée trompeuse (article L121-4, 2° du Code de la consommation).
- « Éligible CPF » ou « 100 % financé » sans fondementÀ éviter
Seules les formations sanctionnées par une certification enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique, et quelques actions comme le bilan de compétences, sont éligibles au CPF (article L6323-6 du Code du travail). La publicité d'un organisme de formation ne doit rien comporter de nature à induire en erreur sur les modalités de financement (article L6352-13).
Conseils pour une signature efficace
Vérifiez chaque année que votre déclaration est active
La déclaration d'activité devient caduque si votre bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation ou n'a pas été transmis (article L6351-6 du Code du travail). Retirez le numéro de votre signature dès que c'est le cas.
Le logo Qualiopi suit la vie du certificat
Les organismes certificateurs admettent le logo en signature mail, avec la mention des catégories d'actions. Il disparaît à l'expiration ou à la suspension du certificat, et il ne sert pas à promouvoir une session précise.
En sous-traitance, présentez-vous comme intervenant
Pour une session organisée par un autre organisme, signez « Formatrice intervenant pour [organisme] » dans les échanges avec les stagiaires. Le stagiaire sait à qui s'adresser pour sa convention, et vous n'empruntez pas la certification de votre donneur d'ordre.
Une signature allégée pour les convocations
Pour les stagiaires, une signature centrée sur le téléphone joignable le jour de la session, avec la ligne « EI », suffit. Gardez la version complète, avec la mention Qualiopi, pour vos échanges avec les entreprises.
Les erreurs fréquentes
- Écrire « N° d'agrément » ou « organisme agréé » devant son numéro de déclaration d'activité.
- Afficher le logo Qualiopi sans la mention des catégories d'actions, ou pour une catégorie absente du certificat.
- Garder un badge « Datadocké » : ce référencement a été remplacé par la certification Qualiopi.
- Laisser dans sa signature un numéro de déclaration devenu caduc faute de bilan pédagogique et financier.
Questions fréquentes
Le numéro de déclaration d'activité est-il obligatoire dans la signature ?
Non. Il est obligatoire sur vos conventions de formation ou, à défaut, sur vos devis, bons de commande, factures ou contrats de formation, sous la forme « déclaration d'activité enregistrée sous le numéro [numéro] auprès du préfet de région de [région] » (article R6351-6 du Code du travail). Si vous choisissez de l'afficher dans votre signature, utilisez la formule de l'article L6352-12.
Quelle est la formule exacte de l'article L6352-12 ?
« Enregistrée sous le numéro [votre numéro]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État. » Le texte précise que la mention est faite « sous la seule forme » : aucune variante n'est admise, et le numéro ne s'affiche jamais sans la phrase.
Puis-je mettre le logo Qualiopi dans ma signature mail ?
Oui, si votre organisme est certifié : les organismes certificateurs citent la signature mail parmi les supports autorisés. Le logo reste intact et s'accompagne de la mention « La certification qualité a été délivrée au titre de la ou des catégories d'actions suivantes : », suivie des catégories de votre certificat.
Je suis formateur sous-traitant : puis-je afficher la certification Qualiopi de mon client ?
Non. La certification est délivrée à un prestataire pour ses propres actions, et l'afficher sans l'avoir obtenue est une pratique commerciale réputée trompeuse (article L121-4 du Code de la consommation). Vous pouvez en revanche indiquer que vous intervenez pour le compte de cet organisme.
Une formation est-elle éligible au CPF si j'ai un NDA ?
Non, le numéro de déclaration ne suffit pas. Le CPF finance les formations sanctionnées par une certification enregistrée au RNCP ou au répertoire spécifique, ainsi que certaines actions comme le bilan de compétences ou la VAE (article L6323-6 du Code du travail), et le prestataire doit être certifié Qualiopi (article L6316-1).
Sources
- Article L6352-12 du Code du travail : mention du numéro de déclaration dans la publicité (Code du travail numérique)
- Article R6351-6 du Code du travail : numéro sur les conventions, devis et factures (Code du travail numérique)
- Déclaration d'activité des prestataires de formation professionnelle (DRIEETS Île-de-France)
- Logo Qualiopi : règles d'usage (ICPF, organisme certificateur)
Ces informations sont générales et ne remplacent pas l'avis de votre ordre professionnel ou d'un juriste. Une erreur ou un texte qui a changé ? Écrivez-nous à bonjour@signamail.fr.